Konzerte selbst organisieren: Ein Glossar für angehende Konzert-Veranstalter

Als angehender Konzert-Veranstalter steht man schnell vor einer Aufgabe, die zu Beginn etwas undurchsichtig wirkt. Die bereits vorhandenen Mechanismen, Kontakte und Vereinbarungen, die unbemerkt um einen herum passieren, wenn man selbst auf einem Konzert steht, entblößen sich schließlich nicht einfach von selbst. Strukturen und Bekanntschaften sind schon so lange vorhanden, dass es für Leute, die frisch einsteigen möchten, zuweilen schwierig ist, Anschluss zu finden. Damit Ihr Euch leichter in die Welt der Konzertorganisation einfindet, haben wir einen kleinen Glossar zusammengestellt, der Begriffe erklärt, die häufig fallen, und Stolpersteine aufdeckt, die einem zu Beginn begegnen können.

EPK

Abkürzung für: Electronic Press Kit. Auf deutsch: Pressemappe in elektronischer Form. Ganz viel Zeit habe ich anfänglich damit verschwendet, am perfekten EPK zu feilen. Einfach nur, weil ich Angst davor hatte, die erste Venue mit einer lotterigen E-Mail inklusive ein paar Youtube- und Facebook-Links anzuhauen, ob denn am soundsovielten Februar noch ein Plätzchen für mich und die zwei Bands, deren Live-Präsenz ich erhöhen… bla bla bla. Am Ende habe ich es einfach gemacht und herausgefunden, dass es in den Gefilden, in denen ich so unterwegs bin und Events plane, völlig ausreichend ist, eine lotterige E-Mail zu schreiben. Trotzdem. Der Vollständigkeit halber.

Ein EPK besteht im Grunde aus frisch geschossenen Fotos, einer (kurzen!) Biografie und einigen Links zur Musik des Künstlers. Geschickt wird das Kit an Journalisten, Labels, Booker und diejenigen, die eben in der Szene am werkeln und pfuschen sind. EPKs sind sinnvoll, weil sie die wichtigsten Infos zu einem Künstler grob zusammenfassen. Ob Ihr für das, was Ihr als Veranstalter oder Manager vorhabt, nun wirklich ein EPK braucht, müsst Ihr selbst bewerten. So wie ich mich ausbremsen ließ, sollte es Euch allerdings nicht.

Venue

Englisch für: Veranstaltungsort. Synonym: Location. Die Leute der Venue sind deine Verbündeten und Mit-Urheber des Events. Mit ihnen steht Ihr in Kontakt, wenn Ihr Euer erstes oder zweites oder drittes Konzert plant. Zu Beginn mag die Kommunikation noch holprig verlaufen und vielleicht kommt Ihr Euch auch etwas doof vor, wenn Ihr den Typ der Location nach Kabeln, einer Ecke für das Merchandise und Kassenpersonal fragt.

Wissen, was in einer Venue abgeht, kann zu Beginn aber ja keiner. Was unbedingt geklärt werden sollte, ist der Deal, der für den Abend gilt: Gibt es eine Pauschale, wie hoch ist der Mietpreis und an wen gehen die Türeinnahmen? Und bevor es überhaupt so weit kommt, sollte natürlich eingeschätzt werden, ob die Bands oder DJs, die Ihr Euch für den Abend vorgestellt habt, den Raum überhaupt vollmachen können. Wenn nicht, muss wohl das Glück in einer kleineren (oder größeren) Venue gesucht werden. In Frage kommen übrigens Bühnen, die sich in der Szene, die Ihr bedienen wollt, bewegen. Eine Metal-Band auf einer kleinen Singer-Songwriter-Bühne ergibt im Normalfall schließlich eher weniger Sinn.

Tech-Rider

Tech-Rider, Hospitality-Rider, Venue-Rider, „Riders on the Storm“. Ah nein, falsch, die letzte Position wird gestrichen. In der Kommunikation zwischen Veranstalter, Band und Venue fällt die Sprache früher oder später auf die ganzen Rider. Und dann fangen wir alle an, wie wild zu googeln. Aber so schwer ist es doch eigentlich gar nicht.

Der Tech-Rider kommt von der Band und enthält alle wichtigen Infos zur verwendeten Technik. Es handelt sich also um eine technische Bühnenanweisung, sodass sich der Tontechniker auf die Anforderungen der Band einstellen kann. An alle Musiker, die hier gerade mitlesen: Ein Tech-Rider enthält eine möglichst genaue Auflistung aller Instrumente, eine Telefonnummer, unter der die Band zu erreichen ist, die Anzahl der Musiker und einen Stageplot. Ah, nächstes Fremdwort. Hier die Erklärung: Ein Stageplot ist im Grunde eine Illustration des Bühnenaufbaus, sodass der Tontechniker weiß, wer wo stehen wird. Soviel zu Rider #1.

Ebenfalls von der Band erhaltet Ihr als Veranstalter einen Hospitality-Rider, in dem Anforderungen und Wünsche des Künstlers zum Thema Essen, Übernachtung, Getränke, Handtücher, Bier, Eis, Kaffee aus Kolumbien, Räucherstäbchen, Zimmerpflanzen vermerkt sind. Die Liste ist lang, manchmal zu lang. Kommuniziert klar, was machbar ist. Das setzt den Stresspegel am Veranstaltungstag deutlich herunter.

Zu guter Letzt solltet Ihr die Venue nach ihrem Rider fragen. Schließlich ist es wichtig zu wissen, was für Technik bereits vor Ort ist, sodass Ihr Euch im Idealfall unnötige Transportkosten sparen könnt. Beispielsweise haben die meisten Venues in irgendeinem Kämmerchen Backline versteckt. Backline (Englisch für: hintere Reihe; sinngemäße Übersetzung) beinhaltet unter anderem die Lautsprecherboxen für Gitarre und Bass oder das Schlagzeug, allerdings ohne Becken und Fußmaschine. Letzteres bringt normalerweise jeder Schlagzeuger selbst mit.

FOH und PA

Noch mehr Technik. Hier einige kurze Erklärungen, damit Ihr als angehende Veranstalter Kabel von Subwoofern unterscheiden können. Nützt wirklich was, glaubt mir. FOH. Abkürzung für: Front of House. Auf deutsch: vor der Bühne. Irgendwo müssen sie ja hin, der Tontechniker mit seinem Mischpult und der Lichttechniker mit seinen Gerätschaften. Platz dafür findet sich im FOH. An diesem kleinen Örtchen finden sich Tontechniker wieder, die den Sound machen und für ordentlich Wumms sorgen. Dort ist der Sound vielleicht am besten, steht man als Zuhörer doch direkt an der Quelle. Als FOH-Techniker hat man im Idealfall einen guten Blick auf die Bühne, sodass zackig auf neue Bedingungen eingegangen werden kann.

PA. Kurz für: Public Adress. Das PA-System besteht meistens aus Lautsprechern, die die Mittel- und Hochtöne abdecken, und Subwoofern, also Bässe. Die PA soll das Publikum möglichst gleichmäßig beschallen. Dafür ist der FOH-Techniker zuständig.

Gewisse Grundkenntnisse in Sachen Technik sind als Veranstalter definitiv von Vorteil, denn im Grunde ist das Wichtigste an der Organisation eines Gigs, dass die Technik stimmt und alles da ist, wie abgesprochen. Zu wissen, wie die einzelnen Teile eines Drumsets bezeichnet werden, ist nicht nur wichtig, um Tech-Rider lesen und mit dem vorhandenen Equipment in der Venue vergleichen zu können. Denn auf einer anderen, etwas technischen Ebene mit Musikern sprechen zu können, erleichtert den Alltag wirklich.

Künstler-Briefing

Englisch für: Künstler-Einweisung, -Anweisung, -Instruktion. Als Konzert-Veranstalter ist man im Normalfall die Schnittstelle zwischen Venue, Musikern, Technikern, Fotografen und Caterer. Deshalb ist es wichtig, alle auf denselben Stand zu bringen, bevor es am Veranstaltungstag ans Eingemachte geht. Jeder sollte wissen, wo er hin muss und was wann passiert. Klar, herumgestolpert wird immer noch und Fragen gibt es selbst nach dem umfassendsten Briefing. Und das ist auch okay, aber eine Nachricht ein paar Tage vor dem Gig, die alle wichtigen Vereinbarungen, Timetables und Adressen zusammenfasst, schadet keinem. Ganz im Gegenteil, eher wird die Aufregung etwas genommen und Sicherheit vermittelt. Je nach Größe der Veranstaltung und welche Aufgaben die Venue übernimmt, sind mehr oder weniger Briefings nötig. Mit der Venue vorher absprechen, dass eine Person mit Kamera in der Hand durch die Venue eiern wird, ist genauso wichtig, wie dem Fotografen anschließend klar zu machen, dass er manche Objekte nicht vor die Linse ziehen darf.

Booker

Englisch für: Bucher. Besonders wenn Ihr gerade ganz am Anfang steht und grundsätzlich die Organisation für Eure Konzerte selbst übernehmt, macht Ihr vermutlich auch das Booking. Booking meint die Buchung der verschiedenen Bands, die auf der Bühne stehen sollen. Glückliche Bands haben einen Booker, der ihnen die organisatorischen Dinge von Gigs abnimmt und vor allem für neue sorgt. Außerdem haben viele Venues eigene Booker, die sich um das Programm kümmern und meistens auch für einen gewissen roten Faden bezüglich Genres sorgen.

Night Manager

Englisch für: Nacht-Manager, Event-Betreuer. Synonym: Host. Kein Plan, wo die Parkplätze sind und wo es hier eigentlich wieder rausgeht. Und wo ist eigentlich der Backstage-Raum? Gibt’s ’ne Dusche und wann ist das Essen endlich fertig? Als Veranstalter ist man ziemlich froh, wenn man sich nicht ganz alleine mit solchen Fragen herumschlagen muss. Klar, man hätte das alles im Vorfeld klären können. Hat man vielleicht auch, angekommen ist die Info wohl trotzdem nicht. Und manche Dinge lassen sich nunmal erst vor Ort klären. Deshalb gilt der Grundsatz: Einen Ansprechpartner von der Venue da zu haben ist Gold wert und quasi ein Muss. Zumal die meisten Venues fremde Veranstalter sowieso nicht ohne Betreuung reinlassen. Zu viel gibt es kaputtzumachen und im Optimalfall kennt keiner das Haus mit seinen individuellen Abläufen besser als der Host. Der Night Manager ist dein Verbündeter, der gleichzeitig dafür sorgt, dass alles ordentlich zugeht.

Veranstalterhaftpflichtversicherung

Endlich mal ein deutscher Begriff. Versicherungen sind ja schließlich auch ein ziemlich deutsches Ding. Diese hier zählt aber nicht zur Kategorie „Überversicherung“, denn diese Versicherung schützt dich als Veranstalter vor den Konsequenzen entstandener Personen- und Sachschäden. Und die können Euch ruinieren. Grundsätzlich greift eine solche Versicherung allerdings nicht, wenn Ihr grob fahrlässig oder gar vorsätzlich handelt.

Wenn Euer organisiertes Konzert keine einmalige Sache bleiben soll und Ihr mehrere Veranstaltungen im Jahr plant, ergibt es Sinn, eine Mini-GmbH bzw. UG (Abkürzung für: Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)) zu gründen. Anders als bei einer „richtigen“ GmbH braucht Ihr kein riesiges Startkapital, sondern lediglich 1 €. Trotzdem profitiert Ihr von einer beschränkten Haftung, was bedeutet, dass im Schadensfall nur mit dem Unternehmensvermögen und nicht mit dem Privatvermögen gehaftet wird.

Als drittes Standbein der Absicherung als Veranstalter gelten Verträge. Die werden in manchen Szenen nicht wirklich gemacht, sichern Euch aber im Ernstfall und insbesondere bei größeren Veranstaltungen ab. Nicht nur, wer am Schluss für entstandene Schäden gerade steht, sondern auch, was geschieht, wenn die Veranstaltung abgesagt wird, ein Unwetter aufkommt oder der Künstler unerwartet erkrankt. Ein wenig Platz für Recht-Jargon darf in diesem kleinen Glossar schließlich auch nicht fehlen.

GEMA

Deutsch für: Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte. Früher oder später bekommt Ihr als Veranstalter ein auf labbriges Papier ausgedrucktes Dokument in die Hand gedrückt, bei dem Ihr vielleicht erst einmal nicht so richtig wisst, was Ihr damit anfangen sollt. Ist nicht schlimm, denn meistens könnt Ihr das Papier einfach an die Bands weitergeben. Die sollen nämlich ausfüllen, welche Songs am Abend gespielt wurden und welches Bandmitglied der Urheber jener ist. Mehr ist es eigentlich nicht. Die Dokumente müsst Ihr nicht etwa selbst an die GEMA schicken, sondern an die Venue zurückgeben. Die haben meistens spezielle Verträge und zahlen deshalb Pauschalbeträge an die GEMA.

Wenn allerdings vereinbart ist, dass sich der Veranstalter um die GEMA kümmert, bleibt der Papierkram leider an Euch hängen. Das komplexe Thema GEMA möchte ich an dieser Stelle kurz anschneiden und in einige Sätzen herunterbrechen: Die GEMA ist eine Verwertungsgesellschaft, die sich darum kümmert, dass Urheber ausgezahlt werden, wenn ihre Musik irgendwo gespielt wird. Das passiert allerdings nur, wenn der Musiker auch tatsächlich Mitglied bei der GEMA ist. Und das ist gebührenpflichtig und lohnt sich in den meisten Fällen noch nicht für Newcomer.

Kaltes Wasser

Wenn die erste Band einen Fixdeal verlangt, fragt Ihr Euch wohl zuerst, was die Band gerade von Euch möchte. Und ja, es will auch kein Ende nehmen, deshalb hier: Fixdeal. Englisch für: feste Gage; sinngemäße Übersetzung. Bedeutet übersetzt: Egal, wie viel Ihr an diesem Abend an der Tür einnehmt, egal wie groß die Crowd ist, die Band bekommt ihr Geld. Und dann heißt es einfach: reinspringen, durchkämpfen, die Beste werden.

Damit wir uns nicht verhaspeln und Ihr den Text leichter lesen könnt, verzichten wir an dieser Stelle darauf, personenbezogene Bezeichnungen zu gendern. Natürlich beziehen wir uns aber gleichzeitig auf Männer als auch Frauen.